De elgentos B2B Suite.

Een groothandel in de installatiebranche liep tegen een veelvoorkomende B2B-uitdaging aan: meerdere monteurs moesten bestellingen kunnen plaatsen namens dezelfde organisatie, terwijl iedereen met één gedeeld account werkte. Er was geen onderscheid in gebruikers, rollen of verantwoordelijkheden.

We implementeerden Company Accounts. Meerdere medewerkers bestellen nu binnen één bedrijfsaccount, ieder met een eigen gebruikersprofiel en de bijbehorende rollen en rechten. Het bestelproces sluit daardoor aan op de organisatiestructuur van de klant, en het bedrijf houdt controle over wie welke acties mag uitvoeren.

In de B2B-markt is een klant vaak betrokken bij meerdere organisaties. Denk aan inkopers die namens verschillende bedrijven actief zijn binnen dezelfde webshop.

Met Multi Company Accounts is één klantaccount aan meerdere bedrijven gekoppeld, in plaats van een apart account per bedrijf. Wisselt de klant van organisatie, dan worden prijsafspraken en toegangsrechten automatisch aangepast.

ICTSpecialist wilde zijn zakelijke klanten klantspecifieke prijzen tonen.

We implementeerden Company Pricing. Per bedrijf worden prijsafspraken ingesteld, zodat klanten na het inloggen direct hun eigen prijzen zien. Naast vaste verkoopprijzen worden ook maandelijkse leasebedragen op de productpagina's weergegeven.

Daarnaast ondersteunt de oplossing bedrijfsspecifieke bestedingslimieten. De checkout controleert automatisch of een bestelling binnen de afgesproken limieten blijft.

Klantspecifieke prijzen inrichten in een webshop komt in de praktijk neer op een paar keuzes. Op welk niveau leg je de prijsafspraak vast: per bedrijf, per product of een combinatie daarvan? Werk je met vaste contractprijzen, met een korting op de brutoprijs, of met staffels waarbij de stuksprijs daalt zodra een klant meer afneemt? En wat zien bezoekers die niet zijn ingelogd - de brutoprijs, of helemaal geen prijs (daar is Required Login & Hide Prices voor)?

Company Pricing staat naast de standaard Magento-pricing in plaats van erbovenop, zodat prijsafspraken, reguliere prijzen en promoties elkaar niet in de weg zitten. In de meeste trajecten is het ERP de bron van die afspraken: de prijzen, staffels en contracten worden daar al bijgehouden en gaan via de koppeling naar de webshop. De webshop rekent de afspraak dus niet zelf uit, maar toont wat er in het ERP is afgesproken - zie de Business Central-module voor hoe zo'n koppeling eruitziet.

Niet iedere bezoeker van een B2B-webshop hoeft direct toegang te krijgen tot de zakelijke omgeving. Met Customer Approval worden nieuwe accounts eerst goedgekeurd.

Pas na goedkeuring krijgt een klant toegang tot de webshop. Zo houd je als organisatie controle over wie kan inloggen en voorkom je dat klantspecifieke prijzen, producten of andere afgeschermde informatie voor iedereen toegankelijk zijn.

Met Required Login & Hide Prices bepaal je welke informatie bezoekers te zien krijgen. Zo kan de webshop alleen toegankelijk zijn na het inloggen, of kunnen prijzen worden verborgen voor bezoekers die niet zijn ingelogd.

Bezoekers worden vervolgens doorgestuurd naar de mogelijkheid om in te loggen of een account aan te maken. Zo houd je controle over wie toegang krijgt tot de webshop en welke informatie zichtbaar is.

Een productomschrijving is niet altijd voldoende, vooral niet bij B2B-producten. Klanten hebben aanvullende informatie nodig: een handleiding, datasheet, certificaat of technische specificaties. Zijn die documenten niet direct beschikbaar, dan moeten klanten ze zoeken of opvragen bij de binnendienst.

Met Product Attachments worden meerdere documenten direct aan een product toegevoegd. Klanten vinden zo alle relevante productinformatie op één plek.

Daardoor hebben klanten sneller de juiste informatie en krijgt de binnendienst minder vragen over de productdocumentatie.

In de B2B-markt bestellen klanten vaak dezelfde producten. Al die producten iedere keer opnieuw opzoeken in de webshop kost onnodig veel tijd.

Met Quick Order bestellen klanten direct op artikelnummer (SKU). Ze voeren het artikelnummer en het gewenste aantal in en voegen zo snel meerdere producten aan hun bestelling toe. Gaat het om een grotere order? Dan kan ook een CSV-bestand met artikelnummers en aantallen worden geüpload.

Vooral voor vaste klanten die regelmatig grote of terugkerende bestellingen plaatsen, wordt het bestelproces een stuk sneller en eenvoudiger.

Een herhaalbestelling op basis van een eerdere order is heel gebruikelijk bij zakelijke klanten. Maar wat gebeurt er als een eerder besteld product niet meer op voorraad is of uit het assortiment is gehaald?

Met Reorder Alternatives ziet de klant tijdens het herbestellen direct een passend alternatief wanneer een product niet beschikbaar is. Dat alternatief kan automatisch worden bepaald met behulp van AI. Daarnaast is het mogelijk om alternatieve producten handmatig in te stellen.

Zo loopt een herhaalbestelling niet vast wanneer een product niet meer beschikbaar is. De klant kiest eenvoudig een geschikt alternatief en rondt de bestelling af. Dat zorgt niet alleen voor een gebruiksvriendelijker bestelproces, maar levert de binnendienst ook minder vragen op.

Heeft een organisatie meerdere vestigingen in binnen- en buitenland, dan ontstaat er vaak een lange lijst waarin bezoekers moeilijk snel de juiste locatie vinden.

Een Store Locator maakt dat een stuk eenvoudiger. Bezoekers voeren een adres, postcode of land in en krijgen de dichtstbijzijnde vestigingen te zien. Geen lange lijsten meer, maar direct de meest relevante resultaten.

Voor organisaties met veel vestigingen, dealers, afhaalpunten of verkooppunten verspreid over verschillende regio's biedt een store locator daarom uitkomst. Bezoekers vinden sneller de juiste locatie, terwijl de website overzichtelijk en gebruiksvriendelijk blijft.

Met een btw-switcher schakelen bezoekers eenvoudig tussen prijzen inclusief en exclusief btw. Vooral handig voor webshops die zowel zakelijke als particuliere klanten bedienen.

Zakelijke klanten bekijken prijzen vaak exclusief btw, terwijl consumenten prijzen inclusief btw gewend zijn. Met de btw-switcher kiest iedere bezoeker zelf welke prijsweergave het beste past.

Alleen een wachtwoord is niet altijd voldoende. Vooral niet als je via de B2B-webshop toegang hebt tot gevoelige informatie, zoals bestelhistorie, facturen, klantspecifieke prijzen en bedrijfsgegevens.

Frontend 2FA voegt een extra beveiligingslaag toe aan het inlogproces. Naast het wachtwoord gebruikt de klant een tijdelijke verificatiecode uit een authenticator-app.

2FA kan per klantgroep verplicht worden ingesteld. Daarnaast kunnen klanten de beveiliging zelf instellen en kan een beheerder de 2FA-instelling vanuit de backend resetten wanneer dat nodig is.

Je vergeet je wachtwoord en moet weer een nieuw wachtwoord verzinnen. Een herkenbare frustratie, zeker voor klanten die niet dagelijks inloggen op een B2B-webshop.

Met de Magic Login Link is een wachtwoord niet meer nodig. De klant ontvangt per e-mail een eenmalige link om direct in te loggen. De link kan maar één keer worden gebruikt en verloopt automatisch na een ingestelde periode.

Bij zakelijke bestellingen is alleen een ordernummer vaak niet voldoende. Bedrijven werken met inkoopnummers of kostenplaatsen om bestellingen intern aan de juiste administratie te koppelen. Ontbreekt die informatie, dan levert dat achteraf extra handmatig werk op.

Met Sales Order Reference voegen klanten tijdens het bestelproces een referentie aan hun order toe. Denk aan een inkoopnummer of kostenplaats. De referentie wordt bij de bestelling opgeslagen, zodat die later eenvoudig terug te vinden is.

De module is daarnaast voorbereid op ERP-koppelingen. Daardoor gaat de orderreferentie mee in de verdere verwerking van de bestelling en sluit de webshop aan op de interne inkoop- en administratieve processen van zakelijke klanten.

Niet elke klant wil dezelfde producten zien. Om de webshop zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken bouwden we Catalog Permissions. Een klant krijgt alleen de productpagina's te zien die aansluiten bij de eigen organisatie.

Per klant of klantgroep bepaalt het systeem welke categorieën en productpagina's zichtbaar zijn. De klant logt in en ziet direct een eigen menu met een relevant assortiment. De rest van de catalogus is niet zichtbaar.

Direct afrekenen is voor zakelijke klanten niet altijd standaard. Veel B2B-organisaties werken met vaste betaalafspraken, waarbij klanten hun bestelling op factuur betalen. Niet elke klant komt daar automatisch voor in aanmerking.

Met On Invoice wordt betalen op factuur beschikbaar op basis van vooraf ingestelde voorwaarden. Deze betaalmogelijkheid wordt dus per klant automatisch in- of uitgeschakeld.

Daarnaast is de module voorbereid op kredietchecks. Daarmee kun je bepalen of een klant in aanmerking komt voor betalen op factuur. Zo sluit de betaalmogelijkheid aan op de betaalafspraken en het kredietbeleid van de organisatie.

Is een product tijdelijk niet op voorraad, dan kan een klant het meestal niet bestellen. Binnen B2B is dat niet altijd zo: een product kan als backorder worden besteld en op een later moment worden geleverd. Bij meerdere openstaande bestellingen wordt het dan lastig om overzicht te houden over wat nog geleverd moet worden, en wanneer.

Met Backorders komen alle backorders samen in één overzicht. Per orderregel zijn onder andere de verwachte leverdatum, de status en eventuele notities zichtbaar. De actuele status wordt berekend op basis van de bestaande Magento-orderdata.

Klanten volgen hun openstaande backorders daarnaast zelf via hun account. In combinatie met Company Accounts kan ook een bedrijfsbreed overzicht worden aangeboden, zodat de relevante backorders binnen één organisatie inzichtelijk zijn.

Een technische groothandel wilde zijn zakelijke klanten ondersteunen met specifieke functionaliteiten, waaronder een OCI Punchout-koppeling.

Die koppeling is vooral bedoeld voor grote afnemers die hun inkoopproces vanuit hun eigen ERP- of inkoopsysteem beheren. Dankzij de OCI Punchout-integratie selecteren inkopers rechtstreeks vanuit hun eigen systeem producten in de webshop, zonder eerst handmatig in te loggen. De winkelwagen wordt vervolgens teruggestuurd naar het eigen inkoopsysteem, waar de bestelling volgens de bestaande interne processen kan worden afgerond.

Hierdoor verloopt het bestelproces efficiënter, worden fouten verminderd en sluit de webshop naadloos aan op de bestaande inkoopprocessen van de klant.

Alius liep ertegenaan dat prijsgegevens niet altijd correct werden gesynchroniseerd en dat specifieke prijslogica, zoals staffelprijzen, niet goed werd verwerkt in de checkout. Klanten konden daardoor onjuiste prijzen zien of prijsafspraken werden niet altijd correct toegepast.

Om dit op te lossen koppelden we Microsoft Business Central aan Magento, in samenwerking met onze integratiepartner NVision Commerce Solutions. We implementeerden de B2B Suite, optimaliseerden de koppeling en ontwikkelden patches voor specifieke edge cases. Klantdata, productprijzen, staffelprijzen, voorraad en orderstatus worden nu continu en betrouwbaar gesynchroniseerd, en de prijslogica in de webshop werkt weer correct.