Onderdelenportaal.
Een portaal waarin je klanten onderdelen bestellen vanuit hun eigen machine: installed base, exploded views, klantspecifieke prijzen en punchout. Gebouwd op Magento 2.
Je klanten bellen voor onderdelen. Een deel van die omzet komt nooit bij jou terecht.
Een monteur staat naast een stilstaande machine. Hij weet het serienummer, niet het artikelnummer. Dus gaat er een foto naar service@, en dan begint het: heen en weer mailen, iemand van de binnendienst die in het ERP zoekt, een offerte, een akkoord, een order die met de hand wordt overgetypt. Twee dagen later ligt het onderdeel er — als het het juiste onderdeel is.
Ondertussen levert een lokale toeleverancier diezelfde lagerset morgen. Bij kapitaalgoederen lekt op die manier een fors deel van de onderdelenomzet weg naar derden. En dat is precies de omzet met de hoogste marge in je bedrijf.
Een onderdelenportaal lost dat niet op door er een webshop naast te zetten. Het lost het op door je klant te laten beginnen bij het enige wat hij zeker weet: zijn eigen machine.
Waarom een webshop hier niet werkt
Een webshop gaat uit van een bezoeker die weet wat hij zoekt. Hij typt een productnaam in, filtert op kleur en maat, en rekent af. Jouw klant weet welke machine stilstaat, in welke lijn hij hangt en sinds wanneer hij piept. Verder weet hij niets — en dat hoeft ook niet, want jij hebt die machine gebouwd.
Het verschil zit hem daarom niet in de bestelknop, maar in alles ervoor: welke machines heeft deze klant, welke uitvoering, welke onderdelen passen daar wél op, en wat kost dat voor hém. Dat is geen catalogusvraag maar een datavraag, en dat is precies waar standaardpakketten stuklopen.
Wat een portaal daarnaast oplevert waar je vooraf zelden aan denkt: je installed base werkt in andere tijdzones. Elke bestelling die op zondagavond vanuit Australië binnenkomt, is een bestelling die anders pas maandag gebeld was — of helemaal niet.
Installed base
Elke klant ziet zijn eigen machines: serienummer, bouwjaar, uitvoering en meegeleverde opties. Onderdelen worden getoond voor díe machine, niet voor je hele assortiment. Dat scheelt zoekwerk en voorkomt de meeste missers.
Onderdeelselectie
Exploded views, machineconfiguratie of serienummer als ingang. Klikken op de tekening in plaats van zoeken op een artikelnummer dat de monteur toch niet paraat heeft.
Klantspecifieke prijzen
Contractprijzen, staffels en kortingsafspraken per klant, live uit je ERP. Wat de klant in het portaal ziet is wat er op de factuur komt — anders belt hij alsnog.
Punchout (OCI / cXML)
Bij grotere klanten loopt inkoop via SAP Ariba, Coupa of een eigen systeem. Met een punchout-koppeling bestellen ze in jouw portaal zonder hun eigen inkoopproces te omzeilen.
Waarop we het bouwen
Nu pas wordt het een techniekverhaal. We bouwen portalen op Magento 2 en Mage-OS, met een Hyvä frontend en een ERP-koppeling die op jouw processen is geschreven. Niet omdat Magento een mooi woord is op een sheet, maar omdat we de dingen die hierboven staan — installed base, serienummerlogica, prijsafspraken per klant, punchout — daadwerkelijk moeten kunnen bouwen zonder tegen de grenzen van een platform aan te lopen.
Welk ERP je draait maakt daarbij minder uit dan je denkt. Isah, Ridder IQ, Infor LN, AFAS, Exact, Dynamics BC — de koppeling is altijd maatwerk, omdat je artikelstructuur en prijslogica dat ook zijn. Wat wel uitmaakt: dat je ERP de bron van waarheid blijft en het portaal niet een tweede administratie wordt die langzaam uit de pas gaat lopen.
Wanneer je ons níet nodig hebt
Als je een portaal wilt waarin klanten kunnen inloggen, een PDF-catalogus kunnen downloaden en een lijstje artikelnummers kunnen intypen, dan is er een standaardpakket dat dat sneller en goedkoper doet dan wij. Serieus. Bel ons pas als de vraag ingewikkelder wordt dan dat.
Wij komen in beeld bij het lastige deel: onderdelen die per serienummer verschillen, machines met dertig jaar aan revisies, configuratielogica, prijsafspraken die niet in een simpele staffel passen, en koppelingen met inkoopsystemen van klanten die zelf ook geen twee keer hetzelfde werken.
Wat we van je nodig hebben
Eerlijk verhaal: het portaal is ongeveer 40% van de inspanning. De rest is datawerk aan jouw kant, en dat onderschatten bedrijven bijna altijd. Bij machinebouwers is de artikeldata vrijwel nooit portaal-klaar — niet omdat er slecht gewerkt is, maar omdat er dertig jaar lang niemand was die dat hoefde te zijn.
We zeggen dat liever vooraf dan halverwege. Een project dat op datawerk vastloopt kost jou geld en ons een lauwe referentie. Daarom beginnen we niet met bouwen, maar met kijken wat je nu hebt.
De eerste stap is meten, niet bouwen
We beginnen met een readiness scan: een afgebakend traject van een paar weken waarin we je onderdelendata, installed base, ERP-koppelvlak, prijsstructuren en cataloguskwaliteit doorlichten. Je krijgt een implementatieplan met een businesscase eronder, en je weet waar het zeer gaat zitten voordat er één regel code geschreven is.
Daar hoort een nulmeting bij, en die is belangrijker dan hij klinkt. Zonder baseline kun je over een jaar niet aantonen wat het portaal heeft opgeleverd. We kijken naar wat je onderdelenproces nu kost: hoeveel aanvragen er meer dan twee mailrondes nodig hadden, hoeveel retouren er zijn met reden "verkeerd artikel", hoe vaak er binnen tien werkdagen een tweede zending naar dezelfde machine ging. Dat zijn cijfers die je al in huis hebt — alleen heeft nog nooit iemand ze bij elkaar gezet.
Wie de scan doet, weet daarna of dit project verstandig is. Ook als het antwoord nee is.
